Migrazione server di posta: da Google Workspace a Microsoft 365

Un'azienda, leader in italia nel settore del brokeraggio assicurativo e operante in Friuli Venezia Giulia, ha richiesto il nostro supporto per migrare il server di posta da Google Workspace a Microsoft 365.

Ecco come abbiamo lavorato per risolvere la loro esigenza, senza interruzioni del servizio di posta elettronica.

La decisione di migrare da Google Workspace a Microsoft 365 è stata motivata dalla volontà di sfruttare appieno le funzionalità avanzate e la versatilità offerte dagli applicativi come Outlook, Word ed Excel.
Inoltre, c'era la necessità di migliorare la governance dei dati e garantire una maggiore protezione della privacy.

• Massimizzare le funzionalità avanzate e la versatilità di Microsoft 365
  Utilizzare la suite completa di applicazioni e servizi offerti da Microsoft 365 non solo per la gestione della posta elettronica, ma anche per migliorare la collaborazione in tempo reale tra i tema e la produttività aziendale, integrando strumenti come Microsoft Teams, SharePoint e OneDrive.
• Rafforzare la governance dei dati
  Sfruttare gli strumenti avanzati di Microsoft 365 per gestire e conformarsi ai requisiti di sicurezza e conformità dei dati.
• Assicurare una maggiore protezione della privacy dei dati
  Implementare funzionalità di sicurezza come Advanced Threat Protection e gestione degli accessi per garantire la conformità alle normative sulla privacy come il GDPR.
  Advanced Threat Protection permette di proteggere le email e i documenti da malware e phishing mentre la gestione delle identità e degli accessi assicura che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni sensibili.

Pianificazione e preparazione

Abbiamo condotto un'analisi approfondita del vecchio sistema di posta elettronica per capire le dimensioni della mailbox, la struttura delle cartelle, e le dipendenze di eventuali applicazioni di terze parti. Abbiamo anche valutato le esigenze degli utenti per garantire che la nuova soluzione potesse soddisfarle.
Durante questa fase, è stata creata una roadmap dettagliata della migrazione, stabilendo un piano di comunicazione per gli utenti e definendo le finestre temporali per le attività critiche al fine di minimizzare l'interruzione del servizio.

Configurazione dell'ambiente di destinazione

Abbiamo configurato il nuovo server di posta, assicurandoci che rispettasse i requisiti di sicurezza e conformità necessari. Questo ha incluso la configurazione di politiche di conservazione delle email, filtri antispam e antivirus, e meccanismi di autenticazione. Parallelamente, abbiamo preparato gli strumenti di migrazione necessari e testato la connettività tra i due sistemi.

Migrazione pilota

Prima della migrazione completa, abbiamo selezionato un piccolo gruppo di utenti per una migrazione pilota. Questo ci ha permesso di identificare e risolvere eventuali problemi prima di procedere con l'intero ambiente. Il feedback raccolto in questa fase è stato cruciale per ottimizzare il processo di migrazione.

Migrazione completa

Con le lezioni apprese dalla migrazione pilota, abbiamo proceduto con la migrazione delle mailbox di tutti gli utenti. Questo è stato fatto in lotti, per ridurre l'impatto sulle operazioni aziendali. Durante questa fase, abbiamo utilizzato strumenti di migrazione specializzati per trasferire email, calendari, contatti e altri dati al nuovo sistema, assicurandoci che tutto fosse trasferito correttamente e che non ci fossero perdite di dati.

Post-Migrazione e supporto

Dopo la migrazione, abbiamo condotto una serie di test per assicurarci che i servizi funzionassero come previsto. Abbiamo anche fornito formazione e materiali di supporto agli utenti per aiutarli a familiarizzare con il nuovo sistema di posta.
Il supporto tecnico è stato rafforzato nelle settimane successive alla migrazione per risolvere rapidamente qualsiasi problema o dubbio degli utenti.

Una delle maggiori sfide è stata garantire una migrazione senza interruzioni per gli utenti finali, specialmente per quelli con grandi volumi di dati email. Per affrontare questo problema, abbiamo ottimizzato i lotti di migrazione e programmato le attività di trasferimento durante le ore non lavorative.

Abbiamo riscontrato problemi di compatibilità con alcune applicazioni legacy, che abbiamo risolto implementando soluzioni alternative o aggiornamenti prima della migrazione.

Il processo di migrazione è stato pianificato con cura, con una migrazione pilota che ha permesso di testare e perfezionare il nuovo sistema di posta elettronica. È stato completato con successo entro i tempi previsti e senza interruzioni significative per gli utenti.

Il feedback immediato da parte del cliente è stato positivo, con un apprezzamento per la maggiore velocità, facilità d'uso e sicurezza avanzata del nuovo sistema.